Implementar el sistema GTD en mi vida de estudiante (3)

3. Sistema de Referencias (de documentos).

Una de las cosas que suelen suceder durante el año escolar es el tener una gran cantidad de papeles acumulados y al mismo tiempo una alta velocidad de acumulación, es decir, ordenamos, limpiamos, guardamos nuestros documentos y al poco tiempo ya estamos otra vez con un mar de papeles, que es muy complicado mantener en un nivel de orden satisfactorio. En estos casos recomiendo ser estrictos, y marcarnos límites estrechos, del tipo: el domingo por la tarde, limpieza general de papeles (en la carpeta, en los cuadernos, en la habitación…).

Y eso quiere decir que debemos ser capaces de encontrar un sistema de almacenamiento efectivo.

Efectivo quiere decir que encontremos lo que busquemos en un tiempo récord. No me vale de nada recoger los apuntes, guardarlos bien, en carpetitas muy monas, y luego no encontrarlos cuando me hacen falta, o cuando llevo prisa. No.

Me conozco muy bien eso de “sí que lo he hecho profe, lo que pasa es que no lo encuentro (o directamente, lo he perdido)”.

Encontrar el sistema de organización de papeles y documentos es complicado, largo, difícil… en general, aplicar el orden a la vida, es algo muy difícil de alcanzar…. y algunos lo vemos como “un arte marcial”.

Encontrar el sistema de organización de papeles y documentos es complicado, largo, difícil… en general, aplicar el orden a la vida, es algo muy difícil de alcanzar…. Hay que probar, equivocarse, y ver qué es lo mejor para cada uno de nosotros.

Por otro lado, en el ordenador hay también un orden que mantener, y aquí hablamos de:

a) Links: Direcciones Web a las cuales deberíamos tener acceso inmediato ya que recurrentemente las visitamos.

b) Archivos Digitales (archivos en Pdf, Word (.doc), Excel, (.xls), etc.) con información importante (trabajos, resúmenes…).

Pero vayamos a la práctica, la siguiente es una forma propuesta para atacar este problema.

1. Papeles:

Mi propuesta: usa cajas (simple, ¿no?). Yo utilizo carpetas archivadoras grandes, que para el caso es lo mismo. Me da igual decir cajas que por ejemplo, estantes en una librería, o cajones en un escritorio.

¿Y dentro? ¡Carpetas! De esas de cartulina de colores, donde se guardarían los documentos organizados con la idea de tener más a mano aquello en lo que se está trabajando y más “al fondo” aquello que ya no se está trabajando en este momento, y que sólo debe ser almacenado.

Te recomiendo tres cajas:

1. VIDA: Todos los archivos referentes a planes de vida y documentos importantes, por ejemplo, certificados de inglés de la academia, premios escolares, certificados de asistencia a algún curso, etc.

2. INFORMACIÓN DINAMICA: Carpetas que representan todo aquello en lo que se está trabajando y que cambia (trabajos en curso, proyectos en ejecución, temas que se están estudiando…). Puedes organizarlo en carpetas por asignaturas, y puede tener información de este curso. Aquí puedes poner apuntes de clase, información extraída de Internet, recortes de prensa, resúmenes…

3. INFORMACIÓN ESTATICA: Documentos que puedes almacenar como datos ya utilizados, pero que te pueden venir muy bien si hay que recordar algo (apuntes de cursos pasados, artículos ya leídos, etc.) También te recomiendo que te organices usando carpetas por años y asignaturas.

2. Sistema de Archivos Digitales

¿Que pasa con los links?, lo mejor es tener o un archivo en Word, o directamente agregarlas a “Favoritos” en nuestro navegador, organizándolas por temas.

Y los archivos digitales, en tu memoria USB, o en tu carpeta de “Mis Documentos”, la misma estructura que las cajas y carpetas. ¿No? Son documentos igual…

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