RECOPILAR
Consiste en “sacar de la cabeza” las cosas y anotar todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. ¿donde? Da igual, incluso un trozo de papel vale, pero sería importante que mantengas un único sistema, lo más simple, rápido y fácil como sea posible.
Alguno pensará ya en una agenda: es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, no te lo recomiendo para todo. La agenda vale para las cosas que se deben hacer obligatoriamente en una fecha y hora específica, pero plantea problemas. En su lugar, yo te recomiendo una libreta.
Mira aquí para ver mi plan GTD aplicado a estudiantes de secundaria, y aquí para ver su puesta en práctica y sus herramientas.
No sabes la cantidad de cosas que hacemos que duran menos de dos minutos, y por eso precisamente, porque pensamos “¡Bah!, como no tardo nada en hacerlo, lo hago más tarde…”, luego no las hacemos. Pues se acabó con eso de raíz.
Otro par de reglas son:
ORGANIZAR
Organizamos lo que tenemos que hacer, según nuestros criterios. El GTD sugiere la creación de listas de tareas específicas para cada “contexto”, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad.
Esto está mejor explicado en Un sistema GTD aplicado a estudiantes de secundaria.
REVISAR
Es fundamental revisar nuestra planificación un par de veces al día, y recalco lo de un par, UNA o DOS veces al día como mucho. ¿Cuando? Por la mañana, al ir a clase, y por la tarde, al volver de clase. Punto, no hace falta más.
Las listas de acciones son completamente inútiles si no las revisamos cuando es necesario. A lo mejor algunas listas requerirán que se revisen al menos semanalmente, otras sólo de vez en cuando…
Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. De ahí lo de simplificar en el proceso de organización, así estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación si tienes un gran número de tareas abiertas.
Juan Blasco Velázquez
Madrid
ESPAÑA