RECOPILAR

 

Consiste en sacar de la cabeza” las cosas y anotar todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. ¿donde? Da igual, incluso un trozo de papel vale, pero sería importante que mantengas un único sistema, lo más simple, rápido y fácil como sea posible. 

 

Alguno pensará ya en una agenda: es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, no te lo recomiendo para todo. La agenda vale para las cosas que se deben hacer obligatoriamente en una fecha y hora específica, pero plantea problemas. En su lugar, yo te recomiendo una libreta.

 

Mira aquí para ver mi plan GTD aplicado a estudiantes de secundaria, y aquí para ver su puesta en práctica y sus herramientas.

PROCESAR

Lo siguiente a recopilar es procesar. Procesar supone “pensar”, ver qué es lo mejor que puedo hacer, cuándo es el mejor momento para hacerlo. Requiere que decidamos “qué hacer” con cada tarea, y para esto, hay una regla de oro:  

  • Si para hacerlo tardas menos de dos minutos, hazlo sin pensarlo.

 

No sabes la cantidad de cosas que hacemos que duran menos de dos minutos, y por eso precisamente, porque pensamos “¡Bah!, como no tardo nada en hacerlo, lo hago más tarde…”, luego no las hacemos. Pues se acabó con eso de raíz. 

 

Otro par de reglas son:

 

  • No procesar más de una cosa a la vez. Primero una, y luego la otra…
  • Piensa si tienes que hacerlo tu. Si no es tu tarea, no lo hagas y delégaselo a quien le corresponda.
  • Piensa cuándo tienes que hacerlo. Si no es ahora mismo, posponlo pero no lo borres. Posponerlo es apuntarlo en la agenda, o en tus listas.  
  • Mira si tienes que hacer algo más con ello. Si no es así, bórralo.

 

ORGANIZAR

 

Organizamos lo que tenemos que hacer, según nuestros criterios. El GTD sugiere la creación de listas de tareas específicas para cada “contexto”, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad.

 

Esto está mejor explicado en Un sistema GTD aplicado a estudiantes de secundaria.

 

  • Piensa en las “acciones próximas” y decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo las cosas. Por ejemplo, si apuntaste 'Hacer trabajo de Sociales', la acción próxima puede ser "Ver puntos que tendrá el trabajo” y luego “llamar a Fulanito para ver qué va a hacer él y cómo”, y luego “buscar información para cada punto” o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar algo, siempre habrá alguna cosa que tú necesites hacer primero.

 

REVISAR

 

Es fundamental revisar nuestra planificación un par de veces al día, y recalco lo de un par, UNA o DOS veces al día como mucho. ¿Cuando? Por la mañana, al ir a clase, y por la tarde, al volver de clase. Punto, no hace falta más.


Las listas de acciones son completamente inútiles si no las revisamos cuando es necesario. A lo mejor algunas listas requerirán que se revisen al menos semanalmente, otras sólo de vez en cuando…

HACER

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. De ahí lo de simplificar en el proceso de organización, así estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación si tienes un gran número de tareas abiertas.