GTD es básicamente un sistema de orden “vital”, así que si lo que quieres es entregar a tiempo tus trabajos, te bastará un sistema simplificado.

El Inbox

Todo empieza con el INBOX. El inbox es posiblemente lo más importante de todo este sistema, pues será donde “captures” TODO lo que tienes que hacer, lo que te interesa… El inbox es algo así como la bandeja de entrada de una cuenta de correo electrónico: todo va dentro, y luego se clasifica después. En el inbox no sólo entran tareas, sino también información que te interesa, el nombre de un grupo que te han recomendado que escuches, una página web de algo que te interesa, lo que tienes que comprar para la clase de Plástica… TODO.

Muchos creen que con una agenda, o un planning te vale, o que sirve igual. Y NO. No sirve.

No sirve porque NO tiene ningún sentido escribir lo que tengo que hacer una agenda si NO LO TENGO QUE HACER en un día en concreto. Por ejemplo: si apunto “estudiar historia”. ¿qué dia voy a estudiar? ¿Un día sólo? No, es una cosa que tengo que hacer de manera general, sin días en concretos, pero que tengo que hacer. ¿y el nombre del grupo? ¿en qué día lo pones? Otra cosa distinta es, por ejemplo “entregar trabajo historia”. Eso sí que lo puedes apuntar en una agenda en un día concreto. O “inglés: p.24 workbook, ej. 1, 2, 3 y 8. “, porque esos ejercicios tienes que tenerlos hechos para un día en concreto.

En lugar de apuntarlo todo en una agenda, te recomiendo que cuanto tengas algo que hacer, o recordar, o algo que te interese que quieras revisar después… escríbelo en una lista general, y luego la revisas y ves cómo lo haces. Para apuntártelo, te basta con una simple libreta, incluso con un folio te bastaria (pero yo con todo, te recomiendo el movil). No hace falta que dividas la lista por ahora, simplemente escribe una cosa detrás de la otra, según vayan llegando.

No te dejes cosas en la memoria, que se olvidan. Apúntalo TODO. ¿eres de los que se apuntan cosas en la mano? Pues no vas mal encaminado...

El diagrama de trabajo.

No hace falta que revises el inbox más que una vez al día, por la tarde, antes de ponerte a estudiar, es el momento perfecto. Ahora viene lo importante: cada vez que revises el inbox, vas a pensar en las acciones que tienes que hacer, y vas a actuar conforme a este esquema:

Primero, convierte cada anotación de tu inbox en UNA ACCION.

Por ejemplo, no pienses en “estudiar historia”, sino en “revisar apuntes de historia temas 2 y 3”, porque es lo que realmente tienes que hacer (“estudiar historia” es un proyecto). Piensa si tienes que dar sólo un paso, o varios. Si son varios los pasos, estamos hablando de un PROYECTO, y deberás hacer una “NOTA DE PROYECTO” Es muy fácil. Piensa en la primera acción que debes hacer, y escríbelo en una hoja separada. Esta hoja puedes tenerla en la misma libreta del inbox. (mira PROYECTOS más abajo, para que te quede claro)

Fechas

Ya sabes que si hay algo que hacer en una fecha (y hora) específica, eso debe apuntarse en una agenda, o en un calendario. Sin embargo, hay muchas cosas que no tienen fecha exacta, pero que es necesario hacer, como por ejemplo “estudiar inglés para examen viernes”. En esta cita, está claro que tendremos que apuntar en un calendario o agenda que el viernes tenemos un examen, pero en cuanto a lo del estudiar, eso tienes que ser tú el que lo organice sobre dicho calendario o agenda, o lo que sea.

De nada nos vale apuntar en la agenda cosas que sabemos que se repiten regularmente. Si vas a la academia de inglés todos los martes de 18 a 19, no hace falta que te lo apuntes 30 veces. Si el profesor te manda entregar esquemas todos los viernes, no hace falta apuntar “viernes, esquema”, eso sí, a lo mejor tienes que planificarte un momento para hacerlos a lo largo de la semana (y eso sí hay que apuntarlo, no sea que se olvide...). Para este tipo de cosas, lo mejor es hacerse un plan de estudio o trabajo que abarque todo esto.

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